カインズ商配株式会社様
目次
1.カインズ商配の業態2.カインズ商配はヒミコから何を購入したか
3.販売と会計が連動した基幹業務システムの問題点
4.弥生会計ネットワークの3つの長所
5.「先生が良いと言えばそれで良いのか」
6.経理部門の本来の役割を全うするために
7.開発元より迅速に対応してくれる、ヒミコ
8.基幹業務システムとのデータのやりとり
9.ヒミコへのメッセージ
1.カインズ商配の業態
 |
|
本社機能を備えた物流センター（上）と、コールセンター（下）
|
カインズ商配は、通販業務のトータルサービス会社です。
「受注センター」と「配送センター」を融合させることにより、主に次のようなサービスを提供しています。
テレマーケティングサービス
ロジスティックスサービス
通信販売フルサポートサービス
 |
|
『おいしい出羽産直市場』
|
取り扱い品目は化粧品、書籍、生活雑貨、食品、スポーツ用品など多岐に渡ります。
平成元年に設立され、現在の従業員数は210名（内社員数61名）です。千葉、埼玉、神奈川、山形に計１１ヶ所の物流センター、コールセンターを有しています。
なお山形センターでは、現地農家と一体となりフルーツ類（さくらんぼ、りんご、ラ・フランス等）や農産物をネットや店頭を通じて販売しています。
2.カインズ商配はヒミコから何を購入したか
― カインズ商配では、株式会社ヒミコ（以下ヒミコ）から何を購入したのですか。
「弥生会計08ネットワークforSQL 3ライセンス」です。 2008年8月より、私を含めた3名の経理スタッフで使用しています。期待通り今までのシステムより使いやすく、業務効率は改善されています。後で詳しく話しますが、これで「経理部門の本来の役割」を果たすことができます。
3.販売と会計が連動した基幹業務システムの問題点
― それではまず、「今までのシステム」について教えてください。
業容拡大のため、当社では2005年にあるシステム会社に依頼し、販売と会計が連動した基幹業務システムを構築しました。それに伴い、以前までの会計ソフト（弥生会計ではなく別の製品）の使用を止め、そのシステムの会計パッケージを使っていました。
もともとその基幹業務システムは、各拠点の販売データを本部で集計する際の正確性を高め、的確な経営判断を行うために構築されたものでした。当社に合わせてカスタマイズもしました。ところがその結果、会計業務に遅延が出るようになったのです。
 |
|
“どんなシステムでも、使いこなせないと逆に生産性が落ちてしまいます”
|
設定・入力項目が細かすぎて、効率よく作業を行うことができなくなったのです。例えば、月次決算の時には月額のデータしか必要がありません。しかし販売パッケージと連動しているために、データは納品書単位で管理されています。そこから必要なデータを抽出、集計する作業に膨大な時間がとられるようになりました。
操作も複雑でわかりにくく、結局使いこなせるようにはなりませんでした。そのため、毎月の決算期限ぎりぎりまで作業に追われる状態でした。
― 基幹業務システムを開発した会社に直してもらうことはできなかったのですか。
もちろん依頼をしました。ですが当社向けにカスタマイズを加えたシステムのため、ちょっとした変更や機能追加だけでも工数がかかると言われ、見積費用は高額でした。簡単に払える金額ではなかったため、仕方なくそのまま使い続けていました。
そのシステム会社は「言われたとおりに作りますよ」というスタンスでした。当社側の理解不足もありましたが、今思えば、最初のうちに先を見越したアドバイスもしてほしかったです。
4.弥生会計ネットワークの3つの長所
― 弥生会計ネットワークは、どうやって知ったのですか。
今から1年半ほど前に、新しく顧問契約をした税理士に基幹業務システムの事を相談しました。その税理士は「どんな会計ソフトであれ、そもそもどんなデータがいつ必要か」を整理してくれました。
結果、必要な仕訳データを販売パッケージから出力し、別の会計ソフトに入力すれば大幅に作業時間を削減できることがわかりました。その時に「ユーザーフレンドリーで使いやすい」と紹介されたのが弥生会計ネットワークでした。
― 「ユーザーフレンドリーで使いやすい」というのを具体的に教えていただけますか。
実際に使ってみた実感では、特に次の３つが挙げられます。
 |
|
“基幹システムができる前に使っていた会計ソフトと比べても、弥生会計は速く作業ができます”
|
操作画面の見た目がわかりやすく、１つの作業についての画面遷移も最小限です。ですから作業手順は少なくなります。違う作業に移るときにも、いわゆる「マウスでクリックして戻る」というようなひと手間が減ります。
〔2.入力直後に結果が見られる〕
残高など、入力直後に合っているかどうかを確認することができます。確認のためにいくつかの操作が必要だった業務基幹システムの会計パッケージに比べて、チェックを怠るリスクも抑えられます。
〔3.伝票辞書〕
給料の支払いなどの頻繁に発生する仕訳を事前に登録することができます。それによって、日付や金額を変えるだけで簡単に仕訳が作成できます。
この機能はこれまでの会計パッケージにもありましたが、追加や削除の操作がより簡単です。
以上のような操作性は、一つ一つは細かい事かもしれませんが、日々の作業を積重ねるとトータルの時間に大きく影響しています。
5.「先生が良いと言えばそれで良いのか」
― 1年半前に知った弥生会計ネットワークですが、実際に導入されたのは今年の8月です。時間がかかったのはどうしてですか。
弥生会計の導入は、大きな投資をした基幹業務システムの一部の使用を止めてしまうという意味でもあります。社長は簡単にはＯＫを出してくれませんでした。
「税理士の先生が良いと言えばそれで良いのか。なぜ、別の会計ソフトが必要なのか、導入することでどのような効果を見込めるのかをちゃんと考えて、提案するように」と、社長からは言われました。とにかく楽に作業をしたいという気持ちが先行し、楽になったらどうするのかを考えていないことを見抜かれた思いでした。
それから、経理部の中で情報収集や勉強を始めました。大きな転機となったのは、今年3月に見つけたＤＶＤでした。
6.経理部門の本来の役割を全うするために
― 「転機となったＤＶＤ」とは。
インターネットで情報収集をしている時に「経理合理化プロジェクト」のサイトで、ＤＶＤ教材を見つけました。これを使って勉強してみたいと思い、当社の顧問税理士も知っているかどうか相談してみました。すると、顧問税理士は「経理合理化プロジェクト」のことを知っており、ＤＶＤも持っていたので、先生の事務所で早速見せていただきました。
ＤＶＤでは、経理業務の改善ノウハウや会計ソフトの活用法に加え、単なる事務作業だけではない、会社に貢献できる仕事をするための考え方がわかりやすく解説されてあり、大変勉強になりました。ようやく社長への提案の方向性が見えてきて、スタッフ一丸となって社長への提案をまとめはじめました。
― 最終的には、どのような提案をされたのですか。
以下のようなことをまとめた提案書になりました。
- 現在の会計業務、基幹業務システムの課題、問題点
- 弥生会計08ネットワークの機能と、それによってどのくらいの効率アップが見込めるか
- 既存システムを修正する費用より「弥生会計08ネットワーク」導入のほうが安いこと
- 効率化させたことで新たに取り組みたい「本来の経理の役割」について
毎月の試算表作りに追われるだけの単なる「事務屋」ではなく、得られたデータを元に、資金繰りやコスト削減などについて社長に提案をして、会社に貢献することです。
従来までは、何も考えずに決められた作業をし、社長から「ここの詳しいデータある？」「こういう分析したらどうなる？」などと言われると慌てて対応するような状態でした。そうではなく、社長に言われる前に自分たちで考え、提案していきたいと思いました。
結果、この提案は社長から承認されました。経理合理化プロジェクトのＤＶＤ教材が私たちを後押ししてくれました。もっと早く知っていればよかったですね。
7.開発元より迅速に対応してくれる、ヒミコ
― 弥生会計08ネットワークを、ヒミコから購入された経緯を教えてください。
ヒミコが、単なる弥生製品の販売店ではなく、会計業務システムについて多くの実績を持っている会社であるということと、先述の「経理合理化プロジェクト」の推進事務所としても活動されていることを知り、問い合わせをしました。
その後、ヒミコで開催している「弥生製品導入相談会」に参加しました。ヒミコの担当の方は、当社の現状や課題をすぐに理解してくれました。そして導入ありきではなく、本当に導入が必要かどうかという視点で一緒に考えてくれたので、安心感がありました。
導入もスムーズに進みました。以前の基幹システムでは膨大な操作工程を覚えることに苦労しましたが、今回は苦労はありませんでした。もともとの弥生会計の使いやすさと、ヒミコの丁寧な解説のおかげです。万一経理スタッフが欠けたときにも、これなら引継ぎミスのリスクが少なくなると感じました。
― 導入後のヒミコの対応はいかがですか。
実は、弥生に直接問い合わせをするよりも、ヒミコのほうがすぐに返事が来ます。それに、ネットワーク経由で当社のシステムを遠隔操作していただける「リモートサポート」も重宝しています。
8.基幹業務システムとのデータのやりとり
― 弥生会計08ネットワークの導入後、既存の基幹業務システムとのデータのやりとりは問題ありませんか。
全く問題ありません。現在では、基幹業務システムから毎月必要な数字を取り出し、弥生会計に再入力していますが、今までより短い時間で済んでいます。
9.ヒミコへのメッセージ
― 最後にヒミコへのメッセージをお願いいたします。
 |
|
“今のサポートをずっと続けてほしいです”
（写真右は弊社営業担当の三宅） |
ですがヒミコの担当者は、嫌な顔をせずに、いつも丁寧に回答してくれました。それがとても嬉しかったです。
ヒミコとのつながりが無かったら、今でも既存のシステムのままで、作業に追われていたと思います。弥生会計の稼動はまだ始まったばかりですが、既に手ごたえを感じています。今後も、長期間のサポート、ご指導をお願いいたします。
※ 取材日時：2008年9月
※ 取材製作：カスタマワイズ
- 「リアルタイムで財務状況や売上状況を把握したい」
- 「複数の担当者で入力したい」
- 「経理業務を合理化させたい」
- 「有意義な業務情報を他部署間で共有したい」
- 「パソコンが壊れたら業務が止まってしまうので不安だ」
- 「弥生会計を使いたいけど、データを入力し直しは大変だ」
- 「子会社で弥生製品を一括導入したいけどうまく稼動するか不安だ」
